Mihin näitä tarvitaan?

Projektisuunnitelma antaa ääriviivat, joita erään tiivistyksen mukaan ovat tarve, tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset. Kun näitä aletaan pilkkoa konkreettisiksi tehtäviksi, joita eri henkilöt ja organisaatiot tekevät, on hyvä, jos kokonaisuutta voidaan hallita yhdellä yhteisellä työkalulla. Ihannetilanteessa kaikki osalliset tietävät:

• mitä pitää tehdä
• mihin mennessä pitää tehdä
• missä järjestyksessä pitää tehdä (jos järjestyksellä on merkitystä)
• kuka tekee.

Niistä projektityökaluista, joita itse olen käyttänyt tai kokeillut, on yleensä jossain muodossa löydettävissä seuraavat ominaisuudet:

• todo-listatyyppinen tehtävänhallinta (tasks)
  • yksinkertainen käyttöliittymä, jolla tehtäviä voidaan lisätä, poistaa ja järjestellä
  • tehtävien vastuuttaminen yhdelle tai useammalle henkilölle
  • irrallisten tehtävien poimiminen omalle tehtävälistalle
  • määräajan asettaminen tehtäville, deadlinet
• aikataulu ja/tai kalenteri, jossa tulevat määräajat ovat nähtävissä
• mahdollisuus nähdä omalla ja eri henkilöiden vastuulla olevat tehtävät ja mahdollisesti työn vaihe
• keskustelukanava tai vähintään tehtävien kommentointimahdollisuus.

Tällaisia työkaluja löytyy paljon, ja kokonaisuuden voi hajauttaa myös usealle työkalulle. Omien kokemusteni mukaan yksinkertaisuus on valttia, ja siksi ajatus keskitetystä työkalusta houkuttelee minua, vaikka kaikkien projektin parissa työskentelevien saaminen uuden työkalun käyttäjiksi voi olla haastavaa. Yleensä yhteisten työkalujen käyttö tyrehtyykin siihen, että henkilöt eivät vain käytä niitä.

Tämän alustuksen jälkeen itse asiaan, eli välineitä projektinhallintaan ja yhteistyön koordinointiin:

Asana

Asana on tehtäväpohjainen työnhallintasovelus, jolla voi luoda eri projekteille työtiloja, kutsua työtiloihin henkilöitä, luoda tehtäviä ja alitehtäviä, vastuuttaa ja aikatauluttaa tehtäviä sekä paljon muuta.

• Asana-kotisivu.
• Maksuton enintään 15 hengen tiimeille (rajoitetuilla ominaisuuksilla).
• Selkeä ja monipuolinen, vaatii hieman paneutumista.
• Toimii www-selaimella, saatavilla myös iPhone, iPad ja Android-sovellukset.

Freedcamp

Freedcamp on itselleni uusi tuttavuus, joka vaikuttaa varsin lupaavalta. Sovelluksen logiikka on tehtäväpohjainen, eli projektikohtaisiin työtiloihin luodaan tehtäviä, asetetaan tehtäville määräaikoja ja vastuutetaan tehtävät henkilöille.

Freedcamp osaa näyttää tehtävänäkymän joko perinteisessä listamuodossa tai Kanban-/Scrum-tyyppisenä muistilappunäkymänä, jossa tehtävät on jaettu kolmeen sarakkeeseen (aloittamattomat, työn alla, valmis).

• Freedcamp-kotisivu.
• Maksuttomaan perusversioon sisältyy 200MB tallennustilaa ja 10MB kokorajoitus liitetiedostoille. Tarjolla on myös maksullisia lisäosia ja -palveluja.
• Selkeän ja toimivan tuntuinen palvelu.
• Toimii www-selaimella, ainakaan toistaiseksi ei tarjoa mobiilisovelluksia.

Basecamp

Basecamp on ollut olemassa vuodesta 2004 alkaen, ja nyt palvelusta on käytössä kolmas tuoteversio. Omasta mielestäni Basecamp on nykymuodossaan aavistuksen sekava, mutta toisaalta siinä on myös enemmän ominaisuuksia kuin edellä mainituissa Asanassa ja Freedcampissa.

Basecamp tarjoaa reaaliaikaisen keskustelukanavan sekä keskustelufoorumin viestintää varten, ja lisäksi käytössä on monipuolinen tehtävälistatoiminto sekä dokumenttitoiminto esimerkiksi yhteiskirjoittamista varten.

• Basecamp-kotisivu.
• 29 dollaria kuussa, tai 79 dollaria kuussa, jos työtilaan halutaan liittää ulkopuolisia (esimerkiksi asiakkaita).
• Suosittu ja vakiintunut palvelu, joka on kenties hieman eksynyt alkuperäisestä, yksinkertaisuutta korostaneesta visiostaan.
• Toimii www-selaimella, saatavilla Windows- ja Mac-työpöytäsovellukset sekä iPhone-, iPad- ja Android-sovellukset.

Trello

Trello on visuaalinen, muistilappuseinää mukaileva palvelu, joka soveltuu ainakin Kanban- ja Scrum-tyyliseen tehtävien käsittelyyn ja siirtelyyn sarakkeesta toiseen. Mielestäni Trello toimii pienten tehtäväkokonaisuuksien hallinnassa, mutta laajemmat projektit tulevat sen myötä sekaviksi.

• Trello-kotisivu.
• Perusversio on maksuton ja käyttökelpoinen, tarjolla myös paljon maksullisia lisätoimintoja.
• Visuaalista virikettä kohtalaisen rajatuille projekteille.
• Toimii www-selaimella, saativilla iPhone-, iPad- ja Android-sovellukset.

Workplace

Workplace on Facebookin yritysversio, joka julkaistiin yleiseen käyttöön 10.10.2016. Palvelu vaikuttaa varsin mielenkiintoiselta, mutta en ole varma, kuinka se toimisi hajautetuissa projekteissa, joissa on osallistuja eri organisaatioissa.

Palvelussa voi luoda organisaatiorajat ylittäviä työtiloja, mutta käsittääkseni tämä edellyttää, että kaikki mukana olevat organisaatiot ovat Workplace-asiakkaita.

• Workplace-kotisivu.
• Maksullinen, 3 dollaria kk/käyttäjä 1000 käyttäjään saakka, sen jälkeen 2 dollaria kk/10000 käyttäjään saakka, sitten 1 dollari kuussa jokaista lisäkäyttäjää kohti.
• Suuren toimijan pelinavaus, Facebookista tutut piirteet laskevat käyttökynnystä.

Muita mahdollisuuksia

Keskitetyn palvelun lisäksi poimin mukaan vielä muutaman erillisen palvelun, joiden avulla voi rakentaa hajatuttua projektiympäristöä.

Facebook-ryhmät

Suuri osa projekteista, joissa olen mukana, käyttää sisäisenä viestintäkanavana Facebook-ryhmää. Tämä on Facebookin yleisyyden vuoksi helppo ratkaisu.

Slack

Slack on erityisesti kommunikointiin ja tiimien sisäiseen viestintään tarkoitettu työkalu, jota voisi kenties kuvailla Facebook-ryhmän ja Facebook-messengerin yhdistelmäksi. Slack toimii www-selaimella mutta myös erillisenä työpöytäsovelluksena ja mobiilisovelluksilla.

Google Drive ja Google-kalenteri

Google Drive on monipuolinen työkalu, joka soveltuu hyvin yhteisten dokumenttien työstämiseen. Google-kalenterilla voidaan luoda tiimille yhteinen kalenteri, johon kaikki voivat lisätä tapahtumia.

Ja vielä lisää

• Zenkit – Trellomainen, uusi palvelu, joka vaikuttaa kokeilemisen arvoiselta

Omalla kohdallani useimpien projektien verkkotyöskentely tapahtuu tällä hetkellä Facebook-ryhmä + Google Drive -yhdistelmällä sähköpostilla höystettynä. Jaettua tehtävänhallintaa en ole päässyt hyödyntämään vähään aikaan vaikka uskon, että sellaisesta olisi monille projekteille hyötyä.

Toimiakseen tämä kuitenkin edellyttää, että kaikki osallistujat ottavat työkalut käyttöön ja myös jatkavat niiden käyttöä koko projektin ajan.

Julkastu alun perin Luova ja osallistava Suomi -sivustolla.

• Muokkaus 9.2.2017: Zenkit lisätty

Vocational Ideas for the Baltic Sea

Vocational Ideas for the Baltic Sea -hankevalmistelun tavoitteena oli tuottaa rahoitushakemus Interreg Central Baltic -rahoitusohjelmaan, kohteena erityistavoite 4.2 More aligned vocational education and training (VET) programmes in the Central Baltic region. Suunnittelun alkaessa mukana olivat Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Turun ammattikorkeakoulu.

Arvioimme kehitystyön lähtötilannetta lähiesimieheni ja TKI-kehittäjän kanssa samalla, kun suunnittelimme työaikani jakautumista syksyllä 2015. Tälle kehitystyölle oli tarvetta ja se päätettiin sisällyttää työsuunnitelmaani. Koska hankeidea pohjautui aiemmin toteutettuun innovaatio-opintojaksoon, oli Metropolian puolelta tiedossa valmis sisältöosaajien tiimi hankevalmistelulle. Kaksi innovaatio-opinnoissa mukana ollutta lehtoria vastasivat sisällöstä, TKI-kehittäjä yleisestä hanketietämyksestä ja -tuesta ja minun vastuullani oli koordinoida ja pitää työ käynnissä.

Valmistelutyökaluja

Käytin ja käytimme hankevalmistelussa ainakin seuraavia työkaluja:

• Google Notes – Omien, keveiden muistiinpanojeni tallenus- ja ylläpitopaikka
• Google Drive – Loin palveluun kaikille valmistelussa mukana oleville yhteisen valmistelukansion, jonka alikansioihin järjestelin muun muassa muistiot, hakemuspohjan, partnerikuvaukset ja Letter of Intent -dokumentit
• Canvas – Tällä verkkopohjaisella grafiikkatyökalulla tein hanke-esitteen, jota käytettiin partnerihaussa
• Adobe Connect – Videoneuvottelutyökalu, jota käytettiin kaikkien kumppaneiden välisissä kokouksissa sekä pienemmissä palavereissa

Valmistelun aikajana

Tälle aikajanalle olen koonnut valmistelun etenemisen eri vaiheineen:

(Aikajana on tehty Knight lab Timeline -työkalulla)

Valmistelun aikatalulutus

Valmistelun alkuvaiheessa oli tärkeää hahmottaa tärkeimmät työvaiheet ja aikatauluttaa työsuunnitelma tarkoin. Laadin tavoiteaikataulun valmistelijoiden yhteiseen Google Drive -kansion dokumenttiin seuraavasti:

Muuta valmisteluun liittyvää, huomioita, kehityskohteita

Tämä oli oman työmääräni osalta suurin hakuprosessi, jossa olen toistaiseksi osallistunut. Varsinaisia kumppaneita oli Suomesta kaksi, Latviasta kolme ja Virosta yksi. Lisäksi meillä oli Associated Partner -sitoumuksia, eli kumppaneita, jotka eivät saa projektirahoitusta mutta muuten osallistuvat projektin edistämiseen jollain tavalla.

Toimenpiteistä sopiminen usean toimijan kesken vie aina paljon aikaa, ja tässä tapauksessa, kun toimijat sijaitsivat kolmessa eri maassa, tuli valmisteluun omat pulmansa. Adobe Connect -istuntojen aikana asioista keskusteltiin yhdessä ja lisäksi tehtiin suunnittelumatkat Viroon ja Latviaan. Hakuaikataulun puitteissa ei ollut mahdollisuutta työstää ideoita enempää yhdessä, vaikka edes yksi kaikkien toimijoiden yhteinen ja määrätietoisesti ohjattu kookoontuminen olisi varmasti ollut hyödyllinen lisä prosessiin.

Videoneuvottelujen osalta tärkeimmäksi opiksi jäi määrätietoisemman ohjaamisen ja johtamisen tarve, eli jokaiselle neuvottelulle pitäisi asettaa selkeämmät tavoitteet ja toimintaa tulisi vahvemmin kuljettaa tavoitteita kohti. Nyt ainakin omalta kohdaltani voin todeta, että välillä videoneuvottelut etenivät hallitsemattomasti enkä ollut aina tilanteen tasalla. Jatkossa tulen kiinnittämään asiaan enemmän huomiota ja olenkin onnekseni saanut jo koulutusta webinaarien ja videokokousten vetoon Distanssi-projektissa järjestettyjen webinaarikoulutusten myötä.

Lähtötilanteen määrittely

Lähtötilanteen arvioiminen on luonnollisesti oleellinen osa kehitystyötä. Tutkinnon näkökulmasta lähtötilanteen määrittelylle on asetettu seuraavat arviointikohteet ja kriteerit:

Tutkinnon osan suorittaja pystyy arvioimaan ennen tuotekehitystyön aloittamista siihen vaikuttavia tekijöitä, kuten yrityksen taloudellisen tilanteen, tuotannolliset resurssit ja työyhteisön voimavarat.
Tuotekehittäjän erikoisammattitutkinto 2008 (pdf)

Oma työni on viime vuosina painottunut erillisrahoituksella toteutettaviin projekteihin. Olen ollut valmistelemassa ainakin Euroopan sosiaalirahasto (ESR), Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR), Interreg Baltic Sea Region, Interreg Central Baltic sekä Erasmus+ -hakuihin suunnattuja rahoitushakemuksia. Näiden rahoituskanavien toiminta on tarkoin säädeltyä ja hakujen aikataulut usein kireitä, mikä edellyttää nopeaa valmisteluun ryhtymistä. Hakuteknisesti käytössä on yleensä rahoittajan tarjoama hakujärjestelmä, johon projektihakemus kaikkine yksityiskohtineen ja liitteineen tallennetaan ennen haun määräaikaa.

Valmistelussa täytyy ensiksi tehdä päätös rahoitushakuun osallistumisesta. Päätöstä tehdessä on punnittava ainakin seuraavia asioita:

• Onko organisaatiollamme avautuneeseen rahoitushakuun sopivaa projekti-ideaa, joka vastaa rahoitusohjelman tavoitteisiin ja omiin kehittämistarpeisiimme? – Tämän arvioimiseksi on tutustuttava hakuohjelmaan ja ymmärrettävä sen tavoitteet sekä löydettävä omasta organisaatiosta projektille sopivat toteuttajat.
• Onko meillä resursseja hankevalmisteluun? – Kaikki edellä mainitut rahoituskanavat edellyttävät huolellista ja perinpohjaista valmistelua, mikä vaatii runsaasti työaikaa ja monipuolista osaamista.
• Onko meillä realistiset mahdollisuudet vastata rahoitusohjelman kriteereihin esimerkiksi alueellisen kattavuuden ja kumppaniverkostojen osalta? – Monet edellä mainitut rahoituskanavat edellyttävät kumppaniverkostoa, jossa täytyy olla mukana esimerkiksi oppilaitoksia ja yrityksiä useasta maasta.
• Riittääkö aika?

Jos jokin edellä mainittu ehto ei täyty, on epärealistista ajatella, että saataisiin aikaiseksi kilpailukykyinen hakemus.

Tavoitteiden asettaminen

Tutkinnon osan suorittaja osaa asettaa seuraavat realistiset tavoitteet ja ymmärtää tavoitteiden merkityksen tuotekehitystyön ohjaimina:

• tuotekehitystyön tavoite
• liiketoiminnan tavoite
• oman työskentelyn tavoite
• tavoiteaikataulu.

Tuotekehitystyön tavoite

Oppilaitoksen hankemaailman rahoitushakuvaiheessa kehitystyön tavoitteena on suunnitella projektikokonaisuus, joka vastaa organisaation kehitystarpeisiin ja tavoitteisiin sekä rahoitusohjelman tavoitteisiin niin, että projekti saa rahoituksen.

Näiden tavoitteiden myötä kehitystyön valmistelusta on muutakin hyötyä. On mahdollista esimerkiksi kartoittaa kehitystyön aihepiiriin liittyviä yhteistyötahoja, tuoda yhteen oman organisaation sisältä aihepiirin osaajia sekä peilata organisaation osaamista ulkopuolisten rahoittajien esittämiin kehittämistarpeisiin.

Liiketoiminnan tavoite

Liiketoiminnan näkökulma kehittämishankkeeseen tulee siihen asetettujen panosten ja tuotosten suhteesta. Suunnitelleluvaiheessa on luotettava, että projektissa syntyy sellaisia tuotoksia ja tuloksia, joista muodostuva arvo kompensoi projektiin sijoitetut panokset.

Valmisteluvaiheessa on huomioitava, että ulkopuolinen rahoitus on yleensä erittäin kilpailtua rahaa. On arvioitava valmisteluun kuluvat resurssit ja valmistauduttava siihen, että suurin osa rahoitushakemuksista ei saa myönteistä päätöstä. Tästä syystä hanketoiminnan tulisi olla järjestelmällistä, rahoituskanavia täytyy seurata järjestelmällisesti ja omaa kehittämistä täytyy ajatella kehittämisprojektilähtöisesti siten, että sopivan rahoitusmahdollisuuden auetessa voidaan projektiaihioiden joukosta valita idea, josta voidaan työstää hyvä hakemus.

Oman työskentelyn tavoite

Oman työskentelyn tavoite määräytyy yleensä valmistelutiimiä kootessa. Olen ollut mukana valmistelemassa projekteja, joissa oma osaamiseni on ollut keskeisessä sisällöllisessä osassa sekä projekteja, joissa en ole tuntenut varsinaista aihepiiriä, vaan olen vastannut valmistelun koordinoinnista ja etenemisestä.

Koska valmistelu on tiimityötä, sovitaan vastuut ja tavoitteet yleensä ensimmäisessä yhteisessä suunnittelupalaverissa. On hyvä kokoontua yhteen ja käydä läpi rahoitusohjelman painopisteet ja hakuprosessi sekä oman projektiaihion soveltuvuus ohjelmaan. Samalla voidaan pohtia mahdollisia kumppaneita, tarvittavia resursseja ja osaamista hakuprosessin tueksi. Tällaisen aloituspalaverin jälkeen jokaisella työhön osallistuvalla pitäisi olla selvillä oma rooli ja tavoite työskentelylleen.

Tavoiteaikataulu

Rahoitushakuihin osallistuttaessa täytyy aikatauluttaa valmistelu- ja hakuprosessi sekä varsinainen suunnitteilla oleva projekti. Hakuprosessissa aikataulutus on melko yksinkertaista; hakemuksen jättämiselle on jokin määräaika, johon mennessä hakemus täytyy jättää rahoittajan käsittelyyn. Määräaikaan suhtaudutaan yleensä hyvin tiukasti, eli myöhästyä ei saa yhtään. Olen itse joutunut opettelemaan määräajan merkitystä erehdyksen kautta, enkä toivo hukatun deadlinen kokemusta kenellekään.

Itselleni on helpointa rakentaa valmistelun tavoiteaikataulu käänteisesti määräajasta taaksepäin. Huomioitavia asioita ovat muun muassa:

• Budjetti voidaan lyödä lukkoon vasta sisällön ja toimenpiteiden sopimisen jälkeen
• Varsinaisen hakemuksen kirjoittamiseen kuluu runsaasti aikaa, kaikkien toteuttajien on osallistuttava hakemuksen työstämiseen ja kommentoimiseen
• Sisältö, toimenpiteet ja vastuut voidaan jakaa vasta, kun toteuttajakokoonpano on selvillä
• Kumppaneiden lähestymiseen, idean esittelyyn ja yhteisen näkemyksen löytämiseen kuluu aikaa

Lopuksi

Nämä olivat asioita, jotka melko yleisellä tasolla tulivat mieleeni kehitystyön valmisteluun liittyen. Tulen kuvaamaan asioita vielä lähemmin eri projektien kautta.

Väline työn- ja projektinhallintaan, jossa sisäänrakennettuna Pomodorotekniikan ajastustyökalut sekä tiimityöskentelymahdollisuus. Sopii ainakin ketteristä projektityömalleista ja työnhallintamenenelmistä kiinnostuneille.

Luennon kulkua

Aloitimme pikaisella kertauksella, minkä jälkeen ryhmätyönä yritimme määritellä viisi sosiaalisen median genreä. Keskusteltiin luokittelun vaikeudesta…

Sosiaalisen median genret

1. Sisällöntuottaminen ja julkaiseminen
   • Blogit
   • Wikit – Ensimmäinen wikisofta v. 1994, WikiWikiWeb :)
     • Participatory economy…
   • Podcastit
2. Sisällönjakopalvelut – Create, Share, Evaluate, Socialise, Experience
   • Digg, Squidoo Hubpages, Ezine articles last.fm
3. Social Network Sites
   • Petsie facebook
   • Tehtävä: Mieti (FB:n lisäksi) sosiaalisia verkkopalveluja ja pohdi, mikä tekee niistä sellaisia?
   • LinkedIn Xing IRC-Galleria MySpace Match.com Muxlim
4. Collaborative productions
   • Tehtävä: pohtikaa esimerkkejä kollaboratiivisista prosesseista. Esim. Wikipedia, Harry Potterin suomentajat, Opera by You, Marttojen isoäidin neliöt, Open Source softat- Linux, WordPress, Mediawiki,
   • http://international.ohmynews.com/
   • Star Wreck
   • Piraattipuolue

Fiiliksiä

Asia oli melko tuttua, mutta oli mukavaa palautella mieleen eri palveluja ja pohdiskella niiden logiikka. Ryhmätyöt olivat mukavia, vallan virkistäviä.

Torstaiksi pitäisi palauttaa tutkimussuunnitelma, joka on aika lailla vaiheessa. Sen kimppuun pitäisi siis käydä oikein tarmokkaasti huomenissa ja mahdollisesti jatkaa vielä torstaina. Nyt kotia kohti, kiitos!