CIF-verkostopäivä 8.11.2016

Lisätietoa hetkistä

• About Moments – Twitterin infosivu Hetket-toimintoon liittyen.
• Näin otat hetkessä helposti haltuun Twitter Hetket – suomenkielistä ohjeistusta Zento-blogissa.

Uuden Hetken rakentaminen on melko helppoa, joten suosittelen kokeilemaan tätä mahdollisuutta, jos hyvä soveltamistilanne tulee eteen.

Mihin näitä tarvitaan?

Projektisuunnitelma antaa ääriviivat, joita erään tiivistyksen mukaan ovat tarve, tavoitteet, toimenpiteet ja tulokset. Kun näitä aletaan pilkkoa konkreettisiksi tehtäviksi, joita eri henkilöt ja organisaatiot tekevät, on hyvä, jos kokonaisuutta voidaan hallita yhdellä yhteisellä työkalulla. Ihannetilanteessa kaikki osalliset tietävät:

• mitä pitää tehdä
• mihin mennessä pitää tehdä
• missä järjestyksessä pitää tehdä (jos järjestyksellä on merkitystä)
• kuka tekee.

Niistä projektityökaluista, joita itse olen käyttänyt tai kokeillut, on yleensä jossain muodossa löydettävissä seuraavat ominaisuudet:

• todo-listatyyppinen tehtävänhallinta (tasks)
  • yksinkertainen käyttöliittymä, jolla tehtäviä voidaan lisätä, poistaa ja järjestellä
  • tehtävien vastuuttaminen yhdelle tai useammalle henkilölle
  • irrallisten tehtävien poimiminen omalle tehtävälistalle
  • määräajan asettaminen tehtäville, deadlinet
• aikataulu ja/tai kalenteri, jossa tulevat määräajat ovat nähtävissä
• mahdollisuus nähdä omalla ja eri henkilöiden vastuulla olevat tehtävät ja mahdollisesti työn vaihe
• keskustelukanava tai vähintään tehtävien kommentointimahdollisuus.

Tällaisia työkaluja löytyy paljon, ja kokonaisuuden voi hajauttaa myös usealle työkalulle. Omien kokemusteni mukaan yksinkertaisuus on valttia, ja siksi ajatus keskitetystä työkalusta houkuttelee minua, vaikka kaikkien projektin parissa työskentelevien saaminen uuden työkalun käyttäjiksi voi olla haastavaa. Yleensä yhteisten työkalujen käyttö tyrehtyykin siihen, että henkilöt eivät vain käytä niitä.

Tämän alustuksen jälkeen itse asiaan, eli välineitä projektinhallintaan ja yhteistyön koordinointiin:

Asana

Asana on tehtäväpohjainen työnhallintasovelus, jolla voi luoda eri projekteille työtiloja, kutsua työtiloihin henkilöitä, luoda tehtäviä ja alitehtäviä, vastuuttaa ja aikatauluttaa tehtäviä sekä paljon muuta.

• Asana-kotisivu.
• Maksuton enintään 15 hengen tiimeille (rajoitetuilla ominaisuuksilla).
• Selkeä ja monipuolinen, vaatii hieman paneutumista.
• Toimii www-selaimella, saatavilla myös iPhone, iPad ja Android-sovellukset.

Freedcamp

Freedcamp on itselleni uusi tuttavuus, joka vaikuttaa varsin lupaavalta. Sovelluksen logiikka on tehtäväpohjainen, eli projektikohtaisiin työtiloihin luodaan tehtäviä, asetetaan tehtäville määräaikoja ja vastuutetaan tehtävät henkilöille.

Freedcamp osaa näyttää tehtävänäkymän joko perinteisessä listamuodossa tai Kanban-/Scrum-tyyppisenä muistilappunäkymänä, jossa tehtävät on jaettu kolmeen sarakkeeseen (aloittamattomat, työn alla, valmis).

• Freedcamp-kotisivu.
• Maksuttomaan perusversioon sisältyy 200MB tallennustilaa ja 10MB kokorajoitus liitetiedostoille. Tarjolla on myös maksullisia lisäosia ja -palveluja.
• Selkeän ja toimivan tuntuinen palvelu.
• Toimii www-selaimella, ainakaan toistaiseksi ei tarjoa mobiilisovelluksia.

Basecamp

Basecamp on ollut olemassa vuodesta 2004 alkaen, ja nyt palvelusta on käytössä kolmas tuoteversio. Omasta mielestäni Basecamp on nykymuodossaan aavistuksen sekava, mutta toisaalta siinä on myös enemmän ominaisuuksia kuin edellä mainituissa Asanassa ja Freedcampissa.

Basecamp tarjoaa reaaliaikaisen keskustelukanavan sekä keskustelufoorumin viestintää varten, ja lisäksi käytössä on monipuolinen tehtävälistatoiminto sekä dokumenttitoiminto esimerkiksi yhteiskirjoittamista varten.

• Basecamp-kotisivu.
• 29 dollaria kuussa, tai 79 dollaria kuussa, jos työtilaan halutaan liittää ulkopuolisia (esimerkiksi asiakkaita).
• Suosittu ja vakiintunut palvelu, joka on kenties hieman eksynyt alkuperäisestä, yksinkertaisuutta korostaneesta visiostaan.
• Toimii www-selaimella, saatavilla Windows- ja Mac-työpöytäsovellukset sekä iPhone-, iPad- ja Android-sovellukset.

Trello

Trello on visuaalinen, muistilappuseinää mukaileva palvelu, joka soveltuu ainakin Kanban- ja Scrum-tyyliseen tehtävien käsittelyyn ja siirtelyyn sarakkeesta toiseen. Mielestäni Trello toimii pienten tehtäväkokonaisuuksien hallinnassa, mutta laajemmat projektit tulevat sen myötä sekaviksi.

• Trello-kotisivu.
• Perusversio on maksuton ja käyttökelpoinen, tarjolla myös paljon maksullisia lisätoimintoja.
• Visuaalista virikettä kohtalaisen rajatuille projekteille.
• Toimii www-selaimella, saativilla iPhone-, iPad- ja Android-sovellukset.

Workplace

Workplace on Facebookin yritysversio, joka julkaistiin yleiseen käyttöön 10.10.2016. Palvelu vaikuttaa varsin mielenkiintoiselta, mutta en ole varma, kuinka se toimisi hajautetuissa projekteissa, joissa on osallistuja eri organisaatioissa.

Palvelussa voi luoda organisaatiorajat ylittäviä työtiloja, mutta käsittääkseni tämä edellyttää, että kaikki mukana olevat organisaatiot ovat Workplace-asiakkaita.

• Workplace-kotisivu.
• Maksullinen, 3 dollaria kk/käyttäjä 1000 käyttäjään saakka, sen jälkeen 2 dollaria kk/10000 käyttäjään saakka, sitten 1 dollari kuussa jokaista lisäkäyttäjää kohti.
• Suuren toimijan pelinavaus, Facebookista tutut piirteet laskevat käyttökynnystä.

Muita mahdollisuuksia

Keskitetyn palvelun lisäksi poimin mukaan vielä muutaman erillisen palvelun, joiden avulla voi rakentaa hajatuttua projektiympäristöä.

Facebook-ryhmät

Suuri osa projekteista, joissa olen mukana, käyttää sisäisenä viestintäkanavana Facebook-ryhmää. Tämä on Facebookin yleisyyden vuoksi helppo ratkaisu.

Slack

Slack on erityisesti kommunikointiin ja tiimien sisäiseen viestintään tarkoitettu työkalu, jota voisi kenties kuvailla Facebook-ryhmän ja Facebook-messengerin yhdistelmäksi. Slack toimii www-selaimella mutta myös erillisenä työpöytäsovelluksena ja mobiilisovelluksilla.

Google Drive ja Google-kalenteri

Google Drive on monipuolinen työkalu, joka soveltuu hyvin yhteisten dokumenttien työstämiseen. Google-kalenterilla voidaan luoda tiimille yhteinen kalenteri, johon kaikki voivat lisätä tapahtumia.

Ja vielä lisää

• Zenkit – Trellomainen, uusi palvelu, joka vaikuttaa kokeilemisen arvoiselta

Omalla kohdallani useimpien projektien verkkotyöskentely tapahtuu tällä hetkellä Facebook-ryhmä + Google Drive -yhdistelmällä sähköpostilla höystettynä. Jaettua tehtävänhallintaa en ole päässyt hyödyntämään vähään aikaan vaikka uskon, että sellaisesta olisi monille projekteille hyötyä.

Toimiakseen tämä kuitenkin edellyttää, että kaikki osallistujat ottavat työkalut käyttöön ja myös jatkavat niiden käyttöä koko projektin ajan.

Julkastu alun perin Luova ja osallistava Suomi -sivustolla.

• Muokkaus 9.2.2017: Zenkit lisätty

Ossi Luoto – Mikä saa meidät toimimaan yhdessä?

Ossi Luoto kertoi kokemuksiaan siitä, kuinka monista toimijoista rakentuvat projektitiimit saadaan toimimaan yhdessä. Hyvä kiteytys Ossin puheenvuorossa oli se, että lähtökohtana täytyy olla kohderyhmä ja aito tarve, josta syntyy tavoite. Sen jälkeen mietitään, mitä ja miten tehdään:

1. Kenelle – Lähtökohta
   • Kohderyhmät
2. Miksi – Tavoite
   • Tarpeet, toiveet
3. Mitä ja Miten – Tehtävä
   • Valitut teot
   • Ohjeet, tavat tehdä ja toimia

Ossin esityksen jälkeen kuulimme tapausesimerkkejä Vantaalta:

Matti Luhtala, SmartLab Vantaa

SmartLab Vantaa on hyödyntänyt muun muassa erilaisia luovia menetelmiä, kuten design-pelit, experience-prototyypit, sarjakuvat, draama-menetelmät sekä klikkailtavat prototyypit ja vuorovaikutteiset demot, käyttäjähtöisen suunnittelun tukena (SmartLab Vantaa).

SmartLabin arvot kiteyttävät mielestäni hyvin käyttäjälähtöisen suunnittelun eri puolia:

Osalliset suunnittelijoina
Projektin osalliset, kuten kuntapalveluista vastaavat ja palveluiden loppukäyttäjät ovat mukana kaikissa suunnitteluvaiheissa.

Design-materiaalit
Suunnittelussa tärkeää on päästä muokkaamaan palveluiden muotoa aistillisuuden kautta. Siten esimerkiksi värit, muoto, ääni, tuntuma, pintaus jne. sekä algoritmit, avoin data, sovellukset ja järjestelmät ovat materiaaleja, jotka antavat muodon prototyypille.

Konkretia
Kaikista vaiheista syntyy konkreettinen tuotos. Luonnokset, konseptit, prototyypit ja prosessimallit mahdollistavat tuotoksien arvioinnin ja muokkaamisen.

Design-empatia
Empatian keinoin voidaan asettua toisen asemaan ja ymmärtää sitä kautta osallistujien toiveet design-prosessin aikana.

Esteettinen kokemus
Tarjoaa linssin tarkastella tekemistä ja tuotoksia.

SmartLab Vantaa

Tällaiset selkeät tiivistykset ovat mukavia herättelyjä arjen puurtamisen lomassa.

Tässä blogimerkinnässä käyn läpi Facebook-ryhmien tärkeimmät toiminnallisuudet ja annan vinkkejä ryhmien suunnitelmalliseen käyttöön.

Uutisvirta ja erilaiset päivitykset

Facebook-ryhmän uutisvirrassa voi julkaista erilaisia sisältöjä ja tilapäivityksiä:

• Tekstipäivitykset
• Linkit muihin verkkoaineistoihin
• Kuvat
• Videot
• Kyselyt

Tekstipäivitykset ovat Facebookin perusjulkaisuja. Niillä voit jakaa ajatuksia, esittää kysymyksiä tai tiedottaa.

Linkit. Voit jakaa ryhmän uutisvirrassa linkkejä muihin verkkosisältöihin. Jaettavalle linkille voi ja kannattaa asettaa saatesanat julkaisemisen yhteydessä.

Kuvat. Julkaisuihin voi liittää kuvan tai useita kuvia. Yleisesti on tiedossa, että Facebookissa kuvia sisältävät päivitykset keräävät enemmän huomiota kuin pelkkää tekstiä sisältävät päivitykset.

Videot. Ryhmän uutisvirtaan voi myös julkaista videoita. Videon voi julkaista Facebookin omalla videotyökalulla, tai vaihtoehtoisesti videon voi tallentaa esimerkiksi YouTubeen, mistä linkitetyn videon voi katsella suoraan Facebook-ryhmän aikajanalta.

Videoiden toimivuutta ryhmän aktivoinnissa olisi mielenkiintoista kokeilla. Esimerkiksi ryhmäläisten pohdittavaksi esitettävän kysymyksen voisi julkaista videona, jolloin se voisi olla kiinnostavampi kuin tekstimuotoinen kysymys tai seuraavaksi esiteltävä kyselytoiminto. (Huomaa myös kohtalaisen tuore Facebook Live Video -ominaisuus.)

Kyselyt. Kyselytoiminnon avulla ryhmissä voi toteuttaa pienimuotoisia mielipidemittauksia tai äänestyksiä. Kyselyn tekijä muotoilee kysymyksen ja monivalintaisen vastauslistan. Jokainen ryhmän jäsen voi kerran äänestää valitsemaansa vaihtoehtoa, ja mahdollista on myös antaa osallistujien lisätä omia vaihtoehtoja vastauslistalle.

Dokumentit

Dokumentit-toiminto mahdollistaa dokumenttien ja tiedostojen jakamisen sekä yksinkertaisten tekstidokumenttien työstämisen ryhmän jäsenten kesken.

Tapahtumat

Ryhmään voi luoda tapahtumia, joihin ryhmäläiset voivat ilmoittautua osallistujiksi. Tapahtumasivulla voidaan keskustella ja sinne voidaan lisätä muita julkaisuja, esimerkiksi kuvia.

Aktivointi-ideoita ryhmille

Hyödyllisten linkkien jakaminen ja niistä keskusteleminen. Erilaisia hanke- ja projektityötä koskettavia verkkosisältöjä tulee vastaan jatkuvasti. Näitä voi jakaa ryhmälle saatesanojen kera. Saate ovat tärkeä, eli esimerkiksi linkkiä jakaessa kannattaa kuvata, miksi linkki jaetaan ryhmälle. Linkit ilman saatetta voidaan helposti kokea persoonattomaksi ja ylimääräiseksi roskapostiksi.

Ryhmäläisten tekemien päivitysten kommentoiminen. Jos joku ryhmän jäsen julkaisee ryhmässä, olisi hyvä ainakin jollain tavalla rohkaisevasti kommentoida jokaista julkaisua.

Keskustelun herättäminen ryhmän aiheeseen liittyvällä kysymyksellä tai väitteellä. Tämä voi olla mietittyä ja suunniteltua, tai vaihtoehtoisesti hyvinkin kevyttä. Esimerkiksi maanantaiaamuna kysymys: mitä hankkeessanne on työn alla tällä viikolla? Kysymyksen voi esittää teksti-, kuva- tai videopäivityksenä ryhmän seinälle.

Kevyt mielipidemittaus kyselytyökalulla. Kyselytyökalun visuaalisuus ja helppo yhden klikkauksen osallistumismahdollisuus tuo vaihtelua sellaisille aktivointitoimille, joissa edellytetään vastauksen muotoilua kirjoittamalla.

Huomoitavaa

Ryhmä on hyvä pitää elävänä, mutta liika aktiivisuus häiritsee. Joka päivä ei kannata yrittää keskustelunavausta eikä edes jakaa linkkejä, vaan toimintaa kannattaa tauottaa. 1-3 toimenpidettä viikossa on sopiva määrä: Jos pyritään avaamaan laajempi keskustelu jostain aiheesta, ei samalla viikolla kannata julkaista ryhmään muita asioita. Kevyempienkin avausten määrä kannattaa pitää maltillisena, eli kolme julkaisua ryhmään viikon aikana on hyvä raja.

Esimerkinomainen jukaisukalenteri. 1-3 uutta avausta tai jukaisua viikossa.

Facebook-ryhmät tarjoavat mahdollisuuksia yhteydenpitoon ja yhteistyöhön. Alussa on hyvä pohtia ryhmän tarkoitusta ja tarvetta sekä suunnitella, kuinka ryhmän halutaan toimivan. Toiset ryhmät heräävät eloon itsestään ja toiset kaipaavat herättelyä ja aktivointia. Toivottavasti nämä vinkit auttavat ryhmien parissa eteenpäin.

Julkaistu alun perin Luova ja osallistava Suomi -sivustolla.

Distanssi-hankkeessa toteutamme keväällä 2016 avoimen verkkokurssin, ja olen mukana suunnittelemassa ja rakentamassa kurssitoteutusta. Tulemme hyödyntämään suunnittelussa australialaisen Gilly Salmonin kehittämää Carpe Diem -suunnittelumenetelmää. Kurssialustoina tulemme todennäköisesti käyttämään Blackboard Inc:n Moodlerooms ja Open Education -alustoja. Paljon kehitettävää siis riittää.

Toinen ajankohtainen kehitysprojekti on Central Baltic -rahoitusohjelmaan liittyvän projektin valmistelu. Valmistelemme kokonaisuutta Turun ammattikorkeakoulun kanssa ja tavoitteena on saada mukaan partnereita Virosta, Latviasta ja Ruotsista. Valmistelussa hyödynnetään runsaasti verkkovälineitä, esimerkiksi Adobe Connect -videoneuvottelua etäkokouksissa ja Google Drive -palvelua yhteisten dokumenttien työstämisessä.

Juhanan kanssa käydyssä arivointikeskustelussa totesimme, että tuotekehittäjän erikoisammattitutkinnon näkökulmasta osaamistavoitteet etenevät hyvällä vauhdilla.

Kirjassa projekti rinnastetaan merimatkaan, jossa kapteenina toimiva projektipäällikkö yhdessä miehistönsä kanssa navigoi kohti määränpäänä siintävää satamaa.

• Kartta, kompassi & kalenteri Theseus-julkaisupalvelussa

Kirja esittelee Björkqvistin kehittämän 3×3-arviointimallin, jonka mukaisesti projektin etenemistä arvioidaan alkuvaiheessa, keskipaikkeilla ja lopussa aina kolmiosaisen arviointiprosessin avulla. Kirja asemoituu ulkopuolisella rahoituksella (etenkin ESR- ja EAKR-rahoituksella) toteutettavien projektien maailmaan, mutta sopii varmasti muidenkin projektien työvälineeksi.

Kirja on tuotettu osana Metropolia Ammattikorkeakoulun Reititin – opinnoista työelämään -hanketta.

Tarve, Tavoitteet, Toimenpiteet ja Tulokset

ESR-projektihakemuksen neljä T:tä.