Työpajafasilitointi – Tapaus Sähköiset jumppakerhot

Johdanto

Käsittelen tässä artikkelissa työpajaympäristössä tapahtuvan perehdyttämisen ja opettamisen piirteitä. Artikkeli pohjautuu suurelta osin kokemuksiini verkkovälineiden perehdytystyöpajoista, jotka ohjasin vuosina 2012 ja 2013.

Mielestäni työpajan pitäminen poikkeaa yleisestä opetustilanteesta, jossa opettaja on valmistellut oppitunnilla käytävät asiat etukäteen opetussuunnitelman ja oppilas- tai opiskelijaryhmän tason ja valmiuksien mukaan. Työpajafasilitointi poikkeaa tästä asetelmasta lähtökohtaisesti siinä, että osallistujajoukko on vetäjälle etukäteen tuntematon. Tämä aiheuttaa ongelmia koulutuksen rakenteen ja sisällön suunnittelulle sekä yllätyksiä itse opetustilanteeseen. Käytän termiä fasilitointi kuvaamaan työpajatoiminnan aktivoivaa pyrkimystä, jossa opettajan tehtävänä on tukea osallistujien käytännön harjoittelua siten, että hän poistaa esteitä oppimiselta sekä antaa ideoita ja suuntaviivoja, joiden avulla oppiminen pääsee tapahtumaan.

Fasilitoinnista lyhyesti

Fasilitointia on käsitelty Vyyhti-hankkeen julkaisuissa runsaasti. Esimerkiksi Pelifasilitointi oppilaitosympäristössä (Ristaniemi 2014), Kuullun kaiuttaminen osallistavien menetelmien työkaluna (Ristaniemi 2014) ja Minä, fasilitaattori (Linkola 2013) lähteineen kuvaavat hyvin seikkaperäisesti, mitä fasilitointi Vyyhti-hankkeen toimintakentässä tarkoittaa.

Lyhyesti määriteltynä fasilitointi on ryhmäprosessien ohjaamista ja helpottamista siten, että kaikki prosessiin osallistuvat saavat äänensä tasapuolisesti kuuluviin ja sitoutuvat yhteisesti sovittuihin jatkotoimenpiteisiin.

Sähköiset jumppakerhot

Sähköiset jumppakerhot on vuosina 2012 ja 2013 kehitetty sosiaalisen median ja sähköisten viestintävälineiden perehdytysmalli, joka syntyi Vyyhti – verkostot, yrittäjyysosaaminen ja yhteistoiminnallisuus luovilla aloilla -hankkeen toiminnan tuloksena. Hankkeen toteuttivat Metropolia Ammattikorkeakoulu, Helsingin kaupunginosayhdistykset ry Helka ja Hub Helsinki (Vyyhti 2014a).

Sähköiset jumppakerhot -kokonaisuus muodostuu seitsemästä työpajasta, joissa harjoitellaan eri työvälineiden ja toimintamallien käyttöönottoa. Jumppakerhojen aiheet ovat

1. Facebook viestinnän ja yhteistoiminnan tukena,
2. Blogi tiedotus- ja vuorovaikutuskanavana,
3. RSS-syötteet, tietovirtojen hallinta ja suodattaminen,
4. Google Docs toimistodokumenttien yhteiskäytössä,
5. Twitter tietolähteenä ja viestintäkanavana,
6. Ajanhallintamenetelmät ja niitä tukevat sähköiset välineet sekä
7. LinkedIn ammatillisen verkostoitumisen tukena.

(Vyyhti 2014b.)

Sähköiset jumppakerhojen suunnittelua ohjasivat pääkohderymän, luovan alan mikroyrittäjien, tarpeet sekä kiireisen ja epäsäännöllisen työrytmin aiheuttamat haasteet kouluttautumiselle. Jumppakerhojen kolme suunnitteluperiaatetta olivat: 1. opetuskertojen pitää olla lyhyitä, 2. osallistumisen pitää olla joustavaa ja 3. perehdytyksen pitää olla käytännöllistä, konkreettista ja heti hyödynnettävää. (Linkola 2012, 6.)

Jumppakerhokonseptiin kuuluvat olennaisena osana kuntosalimaailmasta haetut vertaukset eri välineille ja toimintatavoille. Tämän lähestymistavan tarkoituksena on keventää suhtautumista käsiteltäviä aiheita kohtaan (Linkola 2014, 17). Toisaalta nimi on myös helppo muistaa ja se kuvaa hyvin varsinaisten työpajojen toimintaa. Se siis liittää käsittelyssä olevat, kenties hieman pelottavilta tuntuvat sähköiset välineet johonkin tutumpaan ja käsin kosketeltavaan. Se luo ennalta tietynlaisen mielikuvan toiminnan luonteesta, jonka turvin ohjaaja voi omaksua omalle työlleen valmiita rooleja ja rakenteita.

Työpajafasilitointi

Kuvaan termillä työpajafasilitointi tiettyjä piirteitä, joita Sähköisten jumppakerhojen vetäminen toi esiin. Vapaaehtoisesti paikalle saapuvilla osallistujilla oli usein selvät tavoitteet työpajalle; he halusivat esimerkiksi toteuttaa itselleen tai yritykselleen jonkin uuden tavan näkyä verkossa. Tällaisessa tilanteessa työpajan vetäjän on hyvä kuunnella osallistujien tarpeita ja toiveita ja edetä niiden mukaan. Ei ole välttämättä hyödyllistä pitää kiinni omista esimerkeistä ja valmistelluista sisällöistä, kun osallistujien todellisiin tarpeisiin tarttumalla on mahdollista kohottaa motivaatiota ja oppimista.

Osallistujien tarpeiden huomioiminen johtaa väistämättä ennalta laaditun suunnitelman muuttumiseen. Tämä edellyttää improvisaatiota ja hyväksyvää, myönteistä asennetta. Esimerkiksi yhden osallistujan pulman voi nähdä mahdollisuutena, josta voi lennossa keksiä havainnollistavan ja yleispätevän esimerkin, josta on hyötyä muillekin osallistujille. Näin ohjaaja voi nostaa henkilökohtaiset pulmat yleiselle tasolle, ja yleiset teoriat tulisi samoin kyetä vetämään osallistujien käytännön haasteisiin.

Oma kokemukseni työpajafasilitoinnista avautuu kenties musiikkivertauksella: Pajan vetäminen on kuin jazz-bändin keikka, jossa osa teemoista ja rakenteista on ennalta sovittu. Välillä on irtauduttava improvisoimaan, rakentamaan lennossa tarkoituksenmukaista ja kokonaisuutta tukevaa sooloa, jonka jälkeen taas palataan tutun ja tunnistettavan teeman pariin. Soolot eivät välttämättä aina osu nappiin, mutta tärkeintä on, että musiikki kulkee ja kokonaisuus toimii.

Toimintatapa

Sähköisissä jumppakerhoissa tärkein oppimisen tapa on omin käsin tekeminen. Aiheen käsittely aloitetaan pienellä teoriaosuudella, jonka aikana tutustutaan käsiteltävään ilmiöön, työkaluun tai välineeseen, katsotaan esimerkkejä ja ideoidaan sovelluksia. Tämän jälkeen siirrytään käytäntöön, eli jokainen osallistuja tuottaa pajan aikana ohjaajan johdolla oman toteutuksensa aiheesta. Esimerkiksi blogi-työpajassa kaikki avaavat blogin jollekin ennakkoon valitulle blogialustalle ja harjoittelevat alustan ominaisuuksia, ulkoasun muokkaamista ja julkaisemista. Facebook-pajassa taas käydään läpi henkilöprofiilin perus- ja yksityisyysasetukset, Facebook-sivun luominen ja käyttöönotto sekä ryhmätoiminnon perusteet.

Työskentely työpajoissa on ollut keskustelevaa ja välitöntä. Osallistujat kyselevät rohkeasti ja myös auttavat toisiaan tarvittaessa. Kokemukseni mukaan ilmapiiriä on edistänyt työpajojen tasa-arvoinen asetelma, jossa ohjaajana haluan ihmetellä opetettavia asioita yhdessä osallistujien kanssa ja pyrin välttämään tarpeetonta asiantuntija-auktoriteettia. Kun näytän asioita luokan edessä opettajan tietokoneelta, en peittele virheitä enkä tietämättömyyttäni, kun niitä tulee eteen. Sen sijaan näytän, miten virheen saa korjattua ja kuinka vastauksen löytää tarvittaessa. Uskon, että tällainen ohjaustyyli madaltaa osallistujien kynnystä tuoda esiin omaa epävarmuuttaan ja lisää rohkeutta esittää kysymyksiä.

Tavoitteet

Tavoitteiden asettaminen riippuu työpajan sisällöstä, osallistujien tarpeista ja lähtötasosta ja käytettävissä olevasta ajasta, mutta on tärkeää, että tavoitteita ole määrällisesti liikaa.

Edellä kuvatusta improvisoinnista ja asiantuntijaroolin löysäämisestä huolimatta työpajan tavoitteet pitää määritellä selkeästi sen osaamisen kautta, jonka työpajan osallistuja saavuttaa. Tämä on tärkeää markkinoinnin ja tiedottamisen näkökulmasta, että potentiaalinen osallistuja voi arvioida perehdytyksen hyödyn itselleen, sekä työpajan ohjaamisen näkökulmasta, että vetäjä tietää ne ydinkohdat ja -taidot, jotka on käsiteltävä ja harjoiteltava.

Työpajan tavoitteita määritellessä on hyvä priorisoida ja edetä tärkeimmästä vähäpätöisempiin. Luonnollisesti on huomioitava myös asioiden looginen järjestys, joka tukee tukee etenemistä. Priorisoinnilla voi varmistaa, että esimerkiksi lähtötasoltaan alhaisen ryhmän kanssa ehditään käydä läpi keskeisimmät asiat, jos hitaan etenemisen vuoksi aika loppuu kesken.

Tavoitteiden asettaminen riippuu työpajan sisällöstä, osallistujien tarpeista ja lähtötasosta ja käytettävissä olevasta ajasta, mutta on tärkeää, että tavoitteita ole määrällisesti liikaa. Esimerkiksi muutaman tunnin työpajalle voi riittää kolme päätavoitetta, joiden ympärille voi rakentaa yksityskohtaisemman sisältösuunnitelman, joka voi vielä elää tarpeen mukaan.

Sisältö

Työpajan alkaessa ohjaajan on tiedettävä tarkalleen, mistä lähteä liikkeelle ja mitkä asiat on ehdottomasti käytävä läpi. Pitää valita sellaiset sisällöt ja työtavat, joiden avulla tavoiteltu osaaminen on mahdollista saavuttaa. Tärkeimpien tavoitteiden pohjalta pitää rakentaa etenemissuunnitelma, jossa tärkeimmät asiat käsitellään ensin ja edetään kohti ”kiva tietää” -asioita.

Kokemukseni mukaan vuorovaikutteisessa työpajassa käy usein niin, että keskeisiä asioita käsiteltäessä osallistujat intoutuvat kyselemään ja kokeilemaan niin, että työpajan kattamat asiat laajentuvat luontevasti osallistujien tarpeiden suuntaan.

Olen käyttänyt työpajan suunnittelussa apuna mielikuvaharjoitetta, jossa käyn työpajan sisällön läpi mielessäni kertomuksen muodossa. Eli esimerkiksi blogi-työpjaan liittyen seuraavasti:

Klo 12 työpaja alkaa. Aluksi esittelen työpajan tavoitteet ja sisällöt, jonka jälkeen teemme pienen lähtötasoja ja odotuksia avaavan tutustumisharjoituksen. Klo 12:30 aloitan luento-osuuden, ja klo 12:50 pidämme pienen tauon. Klo 13 aloitamme käytännön harjoittelun, jonka aluksi kaikki luovat ohjatusti blogin Blogger.com -palveluun. Blogin perusasetukset on käyty läpi 13:30 mennessä, jonka jälkeen luomme blogiin yhden sivun ja yhden blogimerkinnän harjoitellen samalla tekstieditorin ominaisuuksia jne.

Sisällön avaaminen kertomuksen muodossa auttaa hahmottamaan rakennetta ja aikataulutusta sekä visualisoimaan työpajan kulun omaan mieleen. Olen huomannut, että ennalta läpi kuljettu tarina auttaa varsinaisessa ohjaustilanteessa, kun vielä huolehdin siitä, että minulla on koko ajan kello näkyvissä ajankulun havainnointia varten.

Rakenne, aikataulu ja vuorovaikutus

Työpajan kulkua on hyvä rytmittää erilaisten työskenkelytapojen ja taukojen avulla. Esimerkiksi luennoinnin ja aktiivisen harjoittelun vaihteleminen auttaa osallistujien vireystilan ylläpitämistä. Sopivissa väleissä pidetyt tauot virkistävät ja helpottavat asioiden omaksumista.

Työpajan vetäjää ennalta määritellyt tauot ja sisältöjen pohjalta rakennettu aikataulu auttavat pysymään tilanteen tasalla. Jos ohjaaja tietää, että puolen tunnin päästä on sovittu tauko, jonka jälkeen siirrytään uuteen asiaan, auttaa se orientoitumaan opettettavaan asiaan ja pysymään suunnassa.

Aikataulutus auttaa myös työpajan jatkokehityksessä. Sähköisten jumppakerhojen osalta esimerkiksi Facebookin yksityisyysasetusten läpikäynti on ollut osio, joka on kerta kerran jälkeen vienyt suunniteltua enemmän aikaa. Tällaisen toistuvan aikatauluongelman havaitseminen toimii ohjaajalle oppimismahdollisuutena, kun se osoittaa oman arviointikyvyn puutteita ja pakottaa tarkastelemaan opetettavaa aihetta uudelleen.

Osallistujaryhmä

Vapaaseen ilmoittautumiseen perustuvien työpajojen tavallinen haaste on osallistujien lähtötason huomioiminen. Ihanteellinen tilanne olisi, että osallistujat olisivat perehdytettävän aiheen osalta suunnilleen samalla tasolla ja että ohjaaja tietäisi ennalta, mikä tuo taso on. Käytännössä on kuitenkin niin, että koulutukseen saapuu ohjaajalle ennestään tuntematon, sekalainen joukko koulutettavia. Asian huomioiminen auttaa lisäämään työpajan mielekkyyttä kaikille osapuolille.

Jos työpajan aloitus onnistuu ja osallistujat tuntevat olonsa turvalliseksi, on vertaistuki oiva tapa pitää eteneminen käynnissä.

Työpajan tavoitteiden ja sisällön sekä näiden pohjalta määritelty valmiustaso pitää viestiä selkeästi, kun tapahtumaa markkinoidaan mahdollisille osallistujille. Osallistujan pitää kyetä arvioimaan, ovatko työpajan tavoitteet hänelle mieluisat, onko käsitellyistä sisällöistä hyötyä ja hallitseeko hän taidot, joita pajaan osallistujalta odotetaan. Jos osallistuja tästä huolimatta saapuu työpajaan joko puutteellisin taidoin tai asiat jo ennakkoon osaavana, ei hän voi olettaa, että työpajassa välttämättä voitaisiin edetä hänen odotustensa mukaisesti.

Työpajan aluksi on hyvä pyrkiä selvittämään ryhmän keskimääräistä valmiustasoa ja odotuksia. Perinteisesti tämän voisi tehdä esittäytymiskierroksella, mutta Sähköisissä jumppakerhoissa olen käyttänyt aktiivisempaa fasilitointimenetelmää, jota kutsutaan cocktail-tilaisuudeksi. Siinä osallistujat ohjataan esittäytymään toisilleen pienryhmissä ja vaihtamaan ajatuksia päivän aiheeseen ja odotuksiin liittyen. Kun työpajan vetäjä osallistuu kierrokseen, pääsee hän tutustumaan ryhmäläisiin ja heidän odotuksiinsa keskustellen yleensä melko jäykäksi jäävän esittelykierroksen sijaan. Samalla myös ryhmäläiset tutustuvat toisiinsa paremmin.

Ennakkovalmisteluista ja tutustumisesta huolimatta on valmistauduttava siihen, että ryhmän jäsenillä erilaiset tavoitteet ja valmiudet työpajan aihetta kohtaan. Jos työpajan aloitus onnistuu ja osallistujat tuntevat olonsa turvalliseksi, on vertaistuki oiva tapa pitää eteneminen käynnissä. Toistuvasti käy niin, että osallistujat pohtiva ääneen eteen tulleita ongelmia, ja joku ryhmäläinen auttaa häntä eteenpäin. Tällaisen vuorovaikutuksen toteutuminen edellyttää työpajalta avointa ilmapiiriä ja ohjaajan selvää hyväksyntää keskustelulle, kyselemiselle ja toisten auttamiselle.

Lopuksi

Toiminnallisiin työpajoihin pohjautuva perehdyttäminen on ihanteellinen toimintatapa, kun aikaa on niukasti ja se halutaan käyttää konkreettisten tulosten saavuttamiseen. Ohjaajalta työpajan vetäminen vaatii hyvää aiheen hallintaa, tavoitteiden ymmärrystä, suunnittelmallisuutta sekä uskallusta luopua ennakkosuunnitelmasta tilanteen niin vaatiessa.

Toivottavasti tämä kirjoitukseni on avuksi muille työpajojen vetäjille, perehdyttäjille, opettajille ja kouluttajille, jotka kamppailevat samojen haasteiden parissa.

Lähteet

• Linkola, Jussi 2012. Sähköiset jumppakerhot – Sosiaalisen median koulutuskonseptin suunnittelu, testaus ja jatkokehitys Vyyhti-projektissa. YAMK-opinnäytetyö. Metropolia Ammattikorkeakoulu. Viitattu 29.1.2014. http://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2012060511602
• Vyyhti 2014a. Vyyhti. Viitattu 29.1.2014. http://vyyhti.metropolia.fi/vyyhti/
• Vyyhti 2014b. Sähköiset jumppakerhot. Viitattu 29.1.2014. http://vyyhti.metropolia.fi/tuloksia/sahkoiset-jumppakerhot/

---

Artikkeli julkaistu alun perin Vyyhti-hankkeen verkkojulkaisussa 31.3.2014.

Kansikuva: OFFICIAL LEWEB PHOTOS (CC BY 2.0).