VIBS-hankevalmistelu kehitystyön näkökulmasta

Tämä kirjoitus liittyy käynnissä olevaan tuotekehittäjän erikoisammattitukintooni sekä siihen kuuluvaan ammattitaidon osoittamiseen. Tarkoituksenani on osoittaa osaamista kaikkiin kolmeen tutkinnon osaan liittyen, jotka ovat 1. Tuotekehitystyön valmistelu, 2. Tuotekehitystä tukevien menetelmien hallinta sekä 3. Oman tuotekehitystyön toteutus. Kirjoitus käsittelee 2015 tapahtunutta Interreg Central Baltic -rahoitushakua, jota koordinoin Metropolian puolesta.

Vocational Ideas for the Baltic Sea

Vocational Ideas for the Baltic Sea -hankevalmistelun tavoitteena oli tuottaa rahoitushakemus Interreg Central Baltic -rahoitusohjelmaan, kohteena erityistavoite 4.2 More aligned vocational education and training (VET) programmes in the Central Baltic region. Suunnittelun alkaessa mukana olivat Metropolia Ammattikorkeakoulu ja Turun ammattikorkeakoulu.

Arvioimme kehitystyön lähtötilannetta lähiesimieheni ja TKI-kehittäjän kanssa samalla, kun suunnittelimme työaikani jakautumista syksyllä 2015. Tälle kehitystyölle oli tarvetta ja se päätettiin sisällyttää työsuunnitelmaani. Koska hankeidea pohjautui aiemmin toteutettuun innovaatio-opintojaksoon, oli Metropolian puolelta tiedossa valmis sisältöosaajien tiimi hankevalmistelulle. Kaksi innovaatio-opinnoissa mukana ollutta lehtoria vastasivat sisällöstä, TKI-kehittäjä yleisestä hanketietämyksestä ja -tuesta ja minun vastuullani oli koordinoida ja pitää työ käynnissä.

Valmistelutyökaluja

Käytin ja käytimme hankevalmistelussa ainakin seuraavia työkaluja:

  • Google Notes – Omien, keveiden muistiinpanojeni tallenus- ja ylläpitopaikka
  • Google Drive – Loin palveluun kaikille valmistelussa mukana oleville yhteisen valmistelukansion, jonka alikansioihin järjestelin muun muassa muistiot, hakemuspohjan, partnerikuvaukset ja Letter of Intent -dokumentit
  • Canvas – Tällä verkkopohjaisella grafiikkatyökalulla tein hanke-esitteen, jota käytettiin partnerihaussa
  • Adobe Connect – Videoneuvottelutyökalu, jota käytettiin kaikkien kumppaneiden välisissä kokouksissa sekä pienemmissä palavereissa
Valmistelijoiden yhteinen Google Drive -kansio, jossa kaikki valmisteluaineistot ovat järjestyksessä, ajan tasalla ja kaikkien saavutettavissa.
Valmistelijoiden yhteinen Google Drive -kansio, jossa kaikki valmisteluaineistot ovat järjestyksessä, ajan tasalla ja kaikkien saavutettavissa.

Valmistelun aikajana

Tälle aikajanalle olen koonnut valmistelun etenemisen eri vaiheineen:


(Aikajana on tehty Knight lab Timeline -työkalulla)

Valmistelun aikatalulutus

Valmistelun alkuvaiheessa oli tärkeää hahmottaa tärkeimmät työvaiheet ja aikatauluttaa työsuunnitelma tarkoin. Laadin tavoiteaikataulun valmistelijoiden yhteiseen Google Drive -kansion dokumenttiin seuraavasti:

Kuva VIBS-valmistelun aikataulutuksesta.
Kuva VIBS-valmistelun aikataulutuksesta.

Muuta valmisteluun liittyvää, huomioita, kehityskohteita

Tämä oli oman työmääräni osalta suurin hakuprosessi, jossa olen toistaiseksi osallistunut. Varsinaisia kumppaneita oli Suomesta kaksi, Latviasta kolme ja Virosta yksi. Lisäksi meillä oli Associated Partner -sitoumuksia, eli kumppaneita, jotka eivät saa projektirahoitusta mutta muuten osallistuvat projektin edistämiseen jollain tavalla.

Toimenpiteistä sopiminen usean toimijan kesken vie aina paljon aikaa, ja tässä tapauksessa, kun toimijat sijaitsivat kolmessa eri maassa, tuli valmisteluun omat pulmansa. Adobe Connect -istuntojen aikana asioista keskusteltiin yhdessä ja lisäksi tehtiin suunnittelumatkat Viroon ja Latviaan. Hakuaikataulun puitteissa ei ollut mahdollisuutta työstää ideoita enempää yhdessä, vaikka edes yksi kaikkien toimijoiden yhteinen ja määrätietoisesti ohjattu kookoontuminen olisi varmasti ollut hyödyllinen lisä prosessiin.

Videoneuvottelujen osalta tärkeimmäksi opiksi jäi määrätietoisemman ohjaamisen ja johtamisen tarve, eli jokaiselle neuvottelulle pitäisi asettaa selkeämmät tavoitteet ja toimintaa tulisi vahvemmin kuljettaa tavoitteita kohti. Nyt ainakin omalta kohdaltani voin todeta, että välillä videoneuvottelut etenivät hallitsemattomasti enkä ollut aina tilanteen tasalla. Jatkossa tulen kiinnittämään asiaan enemmän huomiota ja olenkin onnekseni saanut jo koulutusta webinaarien ja videokokousten vetoon Distanssi-projektissa järjestettyjen webinaarikoulutusten myötä.


Kommentoi julkaisua

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *

Täydennä alla oleva laskutehtävä ennen lähettämistä: * Time limit is exhausted. Please reload CAPTCHA.