Tuotekehittäjän erikoisammattitutkinnon ensimmäinen osa käsittelee tuotekehitystyön valmistelua. Tavoitteena on muun muassa, että tutkinnon osan suorittaja ymmärtää tuotekehityksen merkityksen yritykselle ja osaa asettaa realistisia tavoitteita tuotekehitystyölle. Kirjaan tähän blogimerkintään kokemuksia kehitystyön valmisteluvaiheista omien kehitystöiden kokemusten perusteella.
Lähtötilanteen määrittely
Lähtötilanteen arvioiminen on luonnollisesti oleellinen osa kehitystyötä. Tutkinnon näkökulmasta lähtötilanteen määrittelylle on asetettu seuraavat arviointikohteet ja kriteerit:
Tutkinnon osan suorittaja pystyy arvioimaan ennen tuotekehitystyön aloittamista siihen vaikuttavia tekijöitä, kuten yrityksen taloudellisen tilanteen, tuotannolliset resurssit ja työyhteisön voimavarat.
Tuotekehittäjän erikoisammattitutkinto 2008 (pdf)
Oma työni on viime vuosina painottunut erillisrahoituksella toteutettaviin projekteihin. Olen ollut valmistelemassa ainakin Euroopan sosiaalirahasto (ESR), Euroopan aluekehitysrahasto (EAKR), Interreg Baltic Sea Region, Interreg Central Baltic sekä Erasmus+ -hakuihin suunnattuja rahoitushakemuksia. Näiden rahoituskanavien toiminta on tarkoin säädeltyä ja hakujen aikataulut usein kireitä, mikä edellyttää nopeaa valmisteluun ryhtymistä. Hakuteknisesti käytössä on yleensä rahoittajan tarjoama hakujärjestelmä, johon projektihakemus kaikkine yksityiskohtineen ja liitteineen tallennetaan ennen haun määräaikaa.
Valmistelussa täytyy ensiksi tehdä päätös rahoitushakuun osallistumisesta. Päätöstä tehdessä on punnittava ainakin seuraavia asioita:
- Onko organisaatiollamme avautuneeseen rahoitushakuun sopivaa projekti-ideaa, joka vastaa rahoitusohjelman tavoitteisiin ja omiin kehittämistarpeisiimme? – Tämän arvioimiseksi on tutustuttava hakuohjelmaan ja ymmärrettävä sen tavoitteet sekä löydettävä omasta organisaatiosta projektille sopivat toteuttajat.
- Onko meillä resursseja hankevalmisteluun? – Kaikki edellä mainitut rahoituskanavat edellyttävät huolellista ja perinpohjaista valmistelua, mikä vaatii runsaasti työaikaa ja monipuolista osaamista.
- Onko meillä realistiset mahdollisuudet vastata rahoitusohjelman kriteereihin esimerkiksi alueellisen kattavuuden ja kumppaniverkostojen osalta? – Monet edellä mainitut rahoituskanavat edellyttävät kumppaniverkostoa, jossa täytyy olla mukana esimerkiksi oppilaitoksia ja yrityksiä useasta maasta.
- Riittääkö aika?
Jos jokin edellä mainittu ehto ei täyty, on epärealistista ajatella, että saataisiin aikaiseksi kilpailukykyinen hakemus.
Tavoitteiden asettaminen
Tutkinnon osan suorittaja osaa asettaa seuraavat realistiset tavoitteet ja ymmärtää tavoitteiden merkityksen tuotekehitystyön ohjaimina:
- tuotekehitystyön tavoite
- liiketoiminnan tavoite
- oman työskentelyn tavoite
- tavoiteaikataulu.
Tuotekehitystyön tavoite
Oppilaitoksen hankemaailman rahoitushakuvaiheessa kehitystyön tavoitteena on suunnitella projektikokonaisuus, joka vastaa organisaation kehitystarpeisiin ja tavoitteisiin sekä rahoitusohjelman tavoitteisiin niin, että projekti saa rahoituksen.
Näiden tavoitteiden myötä kehitystyön valmistelusta on muutakin hyötyä. On mahdollista esimerkiksi kartoittaa kehitystyön aihepiiriin liittyviä yhteistyötahoja, tuoda yhteen oman organisaation sisältä aihepiirin osaajia sekä peilata organisaation osaamista ulkopuolisten rahoittajien esittämiin kehittämistarpeisiin.
Liiketoiminnan tavoite
Liiketoiminnan näkökulma kehittämishankkeeseen tulee siihen asetettujen panosten ja tuotosten suhteesta. Suunnitelleluvaiheessa on luotettava, että projektissa syntyy sellaisia tuotoksia ja tuloksia, joista muodostuva arvo kompensoi projektiin sijoitetut panokset.
Valmisteluvaiheessa on huomioitava, että ulkopuolinen rahoitus on yleensä erittäin kilpailtua rahaa. On arvioitava valmisteluun kuluvat resurssit ja valmistauduttava siihen, että suurin osa rahoitushakemuksista ei saa myönteistä päätöstä. Tästä syystä hanketoiminnan tulisi olla järjestelmällistä, rahoituskanavia täytyy seurata järjestelmällisesti ja omaa kehittämistä täytyy ajatella kehittämisprojektilähtöisesti siten, että sopivan rahoitusmahdollisuuden auetessa voidaan projektiaihioiden joukosta valita idea, josta voidaan työstää hyvä hakemus.
Oman työskentelyn tavoite
Oman työskentelyn tavoite määräytyy yleensä valmistelutiimiä kootessa. Olen ollut mukana valmistelemassa projekteja, joissa oma osaamiseni on ollut keskeisessä sisällöllisessä osassa sekä projekteja, joissa en ole tuntenut varsinaista aihepiiriä, vaan olen vastannut valmistelun koordinoinnista ja etenemisestä.
Koska valmistelu on tiimityötä, sovitaan vastuut ja tavoitteet yleensä ensimmäisessä yhteisessä suunnittelupalaverissa. On hyvä kokoontua yhteen ja käydä läpi rahoitusohjelman painopisteet ja hakuprosessi sekä oman projektiaihion soveltuvuus ohjelmaan. Samalla voidaan pohtia mahdollisia kumppaneita, tarvittavia resursseja ja osaamista hakuprosessin tueksi. Tällaisen aloituspalaverin jälkeen jokaisella työhön osallistuvalla pitäisi olla selvillä oma rooli ja tavoite työskentelylleen.
Tavoiteaikataulu
Rahoitushakuihin osallistuttaessa täytyy aikatauluttaa valmistelu- ja hakuprosessi sekä varsinainen suunnitteilla oleva projekti. Hakuprosessissa aikataulutus on melko yksinkertaista; hakemuksen jättämiselle on jokin määräaika, johon mennessä hakemus täytyy jättää rahoittajan käsittelyyn. Määräaikaan suhtaudutaan yleensä hyvin tiukasti, eli myöhästyä ei saa yhtään. Olen itse joutunut opettelemaan määräajan merkitystä erehdyksen kautta, enkä toivo hukatun deadlinen kokemusta kenellekään.
Itselleni on helpointa rakentaa valmistelun tavoiteaikataulu käänteisesti määräajasta taaksepäin. Huomioitavia asioita ovat muun muassa:
- Budjetti voidaan lyödä lukkoon vasta sisällön ja toimenpiteiden sopimisen jälkeen
- Varsinaisen hakemuksen kirjoittamiseen kuluu runsaasti aikaa, kaikkien toteuttajien on osallistuttava hakemuksen työstämiseen ja kommentoimiseen
- Sisältö, toimenpiteet ja vastuut voidaan jakaa vasta, kun toteuttajakokoonpano on selvillä
- Kumppaneiden lähestymiseen, idean esittelyyn ja yhteisen näkemyksen löytämiseen kuluu aikaa
Lopuksi
Nämä olivat asioita, jotka melko yleisellä tasolla tulivat mieleeni kehitystyön valmisteluun liittyen. Tulen kuvaamaan asioita vielä lähemmin eri projektien kautta.
Vastaa